Mai multe locații, angajați cu gulere albe și albastre, personal de depozit, oftalmologi și manageri de magazine - o provocare cu adevărat complexă în ceea ce privește comunicarea internă. Studiul nostru de caz arată cum partenerul nostru GrandVision a implementat cu succes un nou sistem și și-a inclus colegii din mai multe locații și poziții în comunicarea internă a companiei.
GrandVision este o filială maghiară a grupului de companii EssilorLuxottica, care activează în domeniul testării ochilor și al corecției vederii. Compania este prezentă și în Republica Cehă și Slovacia, ceea ce face un total de 3 țări în care este activă. Majoritatea angajaților sunt femei, cu o medie de vârstă de aproximativ 37 de ani. În total, 1150 de persoane sunt angajate la sediul central, la depozitul central din Budapesta și la cele aproximativ 150 de magazine din întreaga țară. Dintre aceștia, aproximativ 90 sunt gulere albe, 60 gulere albastre, iar 850 (mixt, în funcție de post) colegi de magazin.
- Atingerea colegilor aflați în locații diferite, mulți dintre ei neavând propriul calculator sau adresă de e-mail.
- Să răspundă nevoii de a asigura un flux rapid și eficient de informații (având în vedere posibilitățile limitate și dezavantajele intraneturilor, Facebook, panourilor de afișaj și buletinelor informative).
- Să direcționeze informațiile sensibile (de exemplu, rezumatul salariului) către persoane fizice, iar alte tipuri de conținut către grupuri și comunități țintă.
GrandVision avea deja canale de comunicare existente, dar căuta o platformă care să aibă avantajul suplimentar de a putea publica conținut formal. De asemenea, nu le plăcea modul în care era configurat buletinul lor informativ săptămânal, deoarece nu credeau că acesta ar putea ajunge la toți colegii lor sau că toată lumea ar putea să-l acceseze. În plus, le-ar fi plăcut să vadă conținut direcționat publicat pentru grupuri specifice.
"Colegii din magazin au acces la e-mailul partajat, dar, între sarcinile operaționale, nu au neapărat timp să se așeze și să îl parcurgă. Am fost nevoiți să ne bazăm pe colegii manageri de magazin pentru a transmite informații tuturor la ședințele din magazin. Depinde de profunzimea individului și de situație. Deasemenea, s-au bazat pe informațiile personale din depozit" - a explicat Viktória Rácz, reprezentanta GrandVision.
Pentru a aborda cele de mai sus, aplicația Blue Colibri a fost lansată în 2019 cu o echipă de testare formată din 50 de persoane. A fost nevoie de timp pentru a învăța cum să utilizeze aplicația, astfel încât membrii echipei de testare să o poată gestiona și reprezenta cu încredere. Pe parcursul perioadei de testare de un an, echipa Blue Colibri a oferit mult sprijin, iar noul sistem GrandVision, GrandApp, a fost în cele din urmă lansat live în 2020.
Cheia succesului a fost faptul că managementul a susținut pe deplin aplicația. Este de înțeles că nu toți colegii de muncă au primit aplicația în același mod. Pentru a-i face pe toți să fie de acord cu noul sistem și să fie convinși că acesta va funcționa, a fost necesar să le transmitem ideea că trebuie să avanseze în ceea ce privește instrumentele și tehnologia.
"Punctul de cotitură a fost faptul că mulți oameni au considerat că înscrierea în sistem este complet supramistificată, dar când le-am arătat că uite, asta este, a avut loc o experiență de "aha!" și atunci a fost momentul în care rezistența s-a rupt" - a adăugat Viktória Rácz.
Unul dintre cele mai mari avantaje ale aplicației Blue Colibri este că poate fi personalizată. Nu doar culorile, culorile de fundal sau formulările, ci și caracteristicile (ce este mai valoros pentru companie, ce nu se folosește etc.). Flexibilitatea și mobilitatea sunt, de asemenea, importante, adică ceea ce nu poate fi utilizat la lansarea inițială poate fi activat ulterior.
"A fost interesant să vedem câte noutăți au fost adăugate la aplicație în ultimii ani și este minunat să vedem că ceea ce am cerut în 2019 ca îmbunătățire, precum și lucrurile care ne lipseau (de exemplu, filtrarea documentelor) au fost recunoscute și rezolvate. Nu putem decât să recomandăm colaborarea cu Blue Colibri, platforma în sine și echipa din spatele ei. Ei ascultă nevoile clienților și răspund cât mai bine posibil și în funcție de capacitatea lor. Serviciul de asistență îți răspunde în mai puțin de jumătate de oră, ceea ce este cu adevărat grozav!" - Viktória Rácz a elaborat.
- A fost un moment de cotitură important pentru GrandVision atunci când, după câteva luni, intranetul a fost în cele din urmă oprit. Documentele de la colegii din magazin, precum și documentele noi, au fost toate mutate pe GrandApp.
- Câștigarea colegilor din retail a însemnat câștigarea majorității forței de muncă. După aceea, faptul de a fi nevoiți să folosească aplicația a devenit inevitabil.
- A fost implementată o partajare de conținut orientată și este prezentată într-o structură transparentă.
- Au fost lansate diverse activități captivante și provocări de mișcare împreună cu aplicația.
- Există, de asemenea, educația gamificată, care, de asemenea, este disponibilă numai din aplicație și poate ajunge chiar și la grupuri țintă (de exemplu, oftalmologii) care, altfel, sunt mai puțin susceptibile de a utiliza platforma.
Astăzi, toată lumea are un cont la GrandVision, așa că depinde de oameni să decidă dacă să se așeze în fața calculatorului companiei și să parcurgă câteva săptămâni de corespondență, care nu este nici pe departe la fel de transparentă ca aplicația, sau să obțină informații de primă mână.
Comunicarea internă s-a îmbunătățit, ceea ce se reflectă în indicatorii de angajament anual ai GrandVision (nu numai datorită GrandApp, dar platforma este adesea menționată în feedback-ul angajaților). Aplicația a afectat și comunitatea, cu lucruri precum provocarea de mișcare, educația gamificată și așa mai departe.
