Aproape 900 de angajați, locații diverse, echipă în expansiune - aproape toate provocările de comunicare internă într-un singur loc. Compania de logistică a trecut pe terenul digital și a experimentat schimbări radicale. O cale de la rezultatele plictisitoare ale publicațiilor interne pe hârtie la o comunitate activă și modernă.
Trans-Sped, compania deținută exclusiv maghiară, a început ca o companie internațională de transport în 1990. Peste 32 de ani mai târziu, grupul de companii oferă servicii de logistică complexe cu 13 centre regionale și aproape 900 de angajați. Nu este o provocare mică să unim o organizație de această dimensiune, care este foarte împărțită atât geografic, cât și pe activități. Barbara Balázsi, specialistul în comunicații interne al Trans-Sped, a spus că – pentru că multe companii se luptă cu asta – le-a fost greu și „să circule informații în timp real, accesibile tuturor” și să informeze colegii șoferi de pe drum. Și dacă fluxul de știri și informații este fragmentat, poate afecta și viața comunității - devine mai dificil pentru echipă să se unească.
Anterior, au încercat să remedieze aceste probleme cu un ziar intern, trimestrial, tipărit, dar această soluție nu a fost perfectă din mai multe aspecte. Pe de o parte, s-au produs o mulțime de deșeuri de hârtie, iar pe de altă parte, din cauza dimensiunii, conținutul a fost și el limitat. Barbara Balázsi a adăugat că, prin definiție, lucrarea nu poate conține decât informații retrospective, care rezumă perioada trecută.
Conducerea Trans-Sped a decis că este timpul să digitalizeze comunicarea internă și a intrat în cooperare cu echipa Blue Colibri. Compania maghiară, înființată în 2019, a dezvoltat software pentru problemele de resurse umane corporative, pe care – dacă nu înainte – în timpul pandemiei, din păcate, aproape fiecare companie a trebuit să le facă față.
Cum să informezi în mod eficient angajații fizici/fără birou în timp real? Putem oferi oportunități de comunicare bidirecțională pentru a aduce managementul și echipa mai aproape unul de celălalt și pentru a îmbunătăți viața comunității? Cum ne putem lua rămas bun de la administrația pe hârtie? Procesele de pre- și onboarding pot fi simplificate cu soluții digitale? Formarea poate fi mai eficientă cu metodele de e-learning?
Aplicația Blue Colibri este folosită acum de peste 84.000 de angajați în domeniul sănătății, comerțului, construcțiilor și multe altele. Aplicația, care este adaptată nevoilor companiilor, este pur și simplu descărcată pe telefoanele mobile ale angajaților - dar poate fi accesată și de pe desktop-uri și chioșcuri ale companiei - și primesc toate informațiile și documentele de care au nevoie de la locul de muncă în timp real, pe o singură platformă.
Barbara Balázsi a spus că la Trans-Sped s-a dorit să introducă noua soluție digitală în mai mulți pași, treptat, dar când a izbucnit coronavirusul, procesul a avut loc foarte rapid, în 1-2 săptămâni.
"Colegii noștri au înțeles importanța tranziției și au început să utilizeze aplicația, deoarece am putut să le împărtășim regulile și știrile despre coronavirus cel mai rapid prin intermediul acestui instrument."
Utilizarea aplicației a fost răspândită în rândul angajaților cu implicarea managerilor. Iar noii intrați se află într-o situație și mai ușoară, deoarece încep deja să cunoască compania obținând acces la aplicație. Conform așteptărilor lor, introducerea onboarding-ului digital va face și mai ușor transferul de noi colegi la interfața digitală.
Trans-Sped are locații specifice în care sunt încă folosite forme tradiționale de comunicare (panouri publicitare, afișe), dar aplicația companiei a făcut comunicarea internă mai ușoară și mai rapidă. În plus, a devenit căutabil și au putut fi introduse funcții utile suplimentare (administrare, interfețe sociale, extragere de premii) - a detaliat Barbara Balázsi.
După ce au trecut la propria aplicație de companie, primele schimbări pozitive la Trans-Sped au apărut în zona administrației și fluxului de informații începând să se epuizeze mult mai puțină hârtie. Barbara Balázsi a subliniat că și grupurile vizate sunt ușor accesibile cu aplicația companiei, iar conținutul poate fi ușor segmentat.
"Chiar și o singură ramură de afaceri, o locație este disponibilă fără muncă suplimentară, dar putem produce cu ușurință conținut numai pentru lucrătorii de birou, sau fizici, sau numai pentru manageri.”
Pe lângă fluxul de informații, funcția de e-learning este folosită din ce în ce mai mult, dar vor fi direcționate pregătirea noilor intrați, precum și desfășurarea unor instruiri obligatorii repetate, precum și disponibilitatea altor materiale de instruire în cadrul companiei. la această interfață.
Angajaților le place că aplicația le face mai ușor să acceseze, de exemplu, borderouri de plată și certificate, și că toate informațiile/știrile ajung la timp. Barbara Balázsi a spus că colegii folosesc și aplicația pentru a solicita cărți de vizită, pentru a trimite idei și întrebări. Conținutul cel mai popular este prezentarea de noi participanți, anunțurile interne de recomandare, interviurile despre colegi și mesajele executivului.
În plus, datorită digitalizării, s-au făcut progrese mari în ceea ce privește viața comunității. Angajații Trans-Sped au devenit mai deschiși către un stil de viață sănătos, au nevoie de conținut regulat legat de sănătate și sunt, de asemenea, interesați de posibilitatea de a face sport împreună.
„Pentru Programul de Donații Comunitare Trans-Sped, colegii noștri ar putea nominaliza ONG-uri care operează în mediul lor, ale căror operațiuni le-am susținut cu resurse financiare. De asemenea, ei participă la acțiuni caritabile și de strângere de fonduri în urma apelurilor app”, a explicat Barbara Balázsi și a adăugat: „ca comunitate, sprijinim comunitățile locale care trăiesc împreună în împrejurimile noastre”.
