Să evolueze, să se dezvolte, să se digitalizeze, să ajungă la angajați, să formeze o comunitate reală - obiective și direcții familiare în orice companie. Pe lângă restricțiile impuse de pandemie și provocările economice, perioada coronavirusului a venit la companii ca un motivator foarte brusc în ceea ce privește urgența dezvoltării comunicării interne. Acest lucru nu mai poate fi amânat. În anii 2020, soluții precum e-mailurile corporative și multitudinea inutilă de întâlniri vor fii pur și simplu depășite.
Cu toate acestea, este, de asemenea, adevărat pentru industria hotelieră că schimbările mari sunt adesea întârziate din motive destul de banale. Sarcinile de zi cu zi ne depășesc, ne temem că schimbarea ne va speria colegii, ca și cum întreaga companie ar trebui să se oprească pentru o vreme pentru o astfel de transformare. Judit Gál, director de marketing și comunicare al Danubius Hotels, și-a împărtășit experiențele cu privire la modul, în care acest caz, despre care am vorbit, să nu se întămple.
Danubius Zrt. Este prezent în Ungaria cu 16 hoteluri - sub auspiciile a 4 mărci - și o clădire centrală de birouri cu un total de peste 1.600 de angajați. Cei mai mulți dintre ei lucrează în operațiuni hoteliere, ceea ce le face dificil de accesat, deoarece majoritatea lucrătorilor de birou au adrese de e-mail corporative, ceea ce reprezintă o mică parte din numărul total de angajați. Așadar, nu este greu de imaginat cât de intense pot fi schimbările pe care le poate introduce o nouă platformă (pentru aceasta Danubius Hotels a ales Blue Colibri dezvoltat de Ungaria în toamna anului 2019), pe care angajații îl pot accesa chiar și de pe propriile telefoane cu o aplicație. Scopul nu a fost doar de a permite celor care lucrează în domeniul operațiunilor să fie informați rapid și eficient sau de a îmbunătăți fluxul de știri și informații. Judit Gál a spus că scopul lor principal este de a construi comunități în cadrul companiei. O comunitate separată a fost, de asemenea, formată pentru cei 150 de lideri care, deși geografic departe, se confruntă cu provocări similare de zi cu zi. Prin digitalizare, au reușit să creeze o platformă comună de management. De asemenea, au lansat activități pentru a se cunoaște mai bine pe platformă, precum și pentru a oferi informații de primă mână de la manageri la manageri.
Cu toate acestea, transformarea comunicării interne corporative care a fost norma de mulți ani, adesea decenii, nu este o sarcină de zi cu zi - tranziția nu este magică. Mai mult, chiar și cu o pregătire și o planificare atentă, puteți avea succes numai dacă angajații se pot adapta cu ușurință la noua platformă, se pot bucura de utilizarea acesteia și îi pot recunoaște beneficiile. La fel ca în multe alte chestiuni, secretul constă în principiul gradării și în acest caz.
Judit Gál a spus că Danubius a temporizat începerea tranziției la unul dintre marile lor evenimente corporative ale anului, zilele sporturilor de toamnă. "Am dedicat o cabină separată aplicației. Aici, colegii au putut cunoaște platforma într-un mod distractiv și i-am ajutat cu înregistrarea. "
Apoi au vizitat fiecare dintre hotelurile lor, ca parte a unui roadhow unde au ajutat la înregistrarea în spațiul comunității personalului cu trafic ridicat. "Orientarea a fost susținută și de afișe, tăvi, animații care rulează pe un ecran TV și fișe imprimate. În timpul celor 3 luni de tranziție, newsletter-ul săptămânal prin e-mail și aplicația au fost ambele accesibile în același timp. În ultimele numere ale buletinului informativ, am promovat platforma și am oferit informații detaliate despre noua aplicație. " Echipa dezvoltatorului Blue Colibri a ajutat, de asemenea, foarte mult la pregătiri.
Datorită noului sistem, cea mai rapidă schimbare pozitivă a fost observată în fluxul de informații. De exemplu, în timpul închiderii hotelurilor din cauza epidemiei de coronavirus, a fost mai ușor să ții legătura cu colegii și să-i informezi imediat, dar noua platformă a creat și un spațiu pentru viața comunității atunci când nu se puteau întâlni personal.
"Funcția Comunități din aplicație ne permite să ne organizăm colegii într-o comunitate mare: procesul este departe de a se fi încheiat, dar cei care lucrează în fiecare hotel sau centru pot afla acum mai ușor ce se întâmplă în alte locații din companie. Ca utilizator, toți colegii pot accesa aplicația și tot mai mulți oameni o folosesc în mod activ. Persoanele în vârstă sunt la fel de entuziaste ca și colegii lor mai tineri, care sunt uneori reticenți în a folosi soluții tehnice", a declarat Judit Gál. Ea a adăugat apoi că, pe lângă faptul că sunt informați și citesc știri, colegii folosesc și interfața pentru a comunica și descărca fluturașii de salariu lunari și sunt bucuroși să participe la jocuri și chestionare promovate în aplicație.
Un progres semnificativ în utilizare a fost funcția de notificări, care permite angajaților să fie notificați cu privire la modificările care îi afectează în timp real. Mai mult, anul acesta au fost puse la dispoziție și în aplicație certificatele fiscale necesare declarației de impozit pe venit.
Când vorbim despre viața în comunitate în cadrul unei companii, inevitabil se pare că, deși scopul este de a agita puțin apa liniștită, totuși dacă colegii rămân pasivi, atunci nu se va întâmpla nimic cu adevărat. Judit Gál a subliniat că deja văd rezultate pozitive în acest sens, deoarece comunitatea lor online de lideri poate fi din ce în ce mai ușor informată, implicată și mobilizată prin canalul digital danubius (de exemplu, feedback cu un chestionar, introduceri personale, mesaje de Crăciun unul către celălalt).
Potrivit directorului de marketing și comunicare al Danubius Hotels, această nouă platformă internă de comunicare poate sprijini, de asemenea, dezvoltarea proceselor de pre-și onboarding. Astăzi, în zilele de înscriere, toți colegii noi sunt introduși în aplicație și li se explică în detaliu cum să o folosească. Noii angajați oferă deja o bază de utilizatori mai stabilă și le este ușor să ajungă din urmă colegii lor. Există multe beneficii pentru acest lucru. Percepția companiei se va îmbunătăți pe termen lung, iar angajații vor deveni mai dedicați. Ei văd importanța informării și comunicării rapide și corecte la noul lor loc de muncă, pentru a facilita integrarea lor nu numai la nivel profesional, ci și la nivel de comunitate - atât în persoană, cât și online. Acest lucru creează mai devreme sentimentul de apartenență la echipă.
Dar mai sunt încă o mulțime de planuri pentru că există multe domenii în care poți profita din plin de propria platformă digitală. Gândiți-vă ce rol mare are aplicația doar dacă profitați de preboarding și e-learning, a adăugat Judit Gál. "Am dori să oferim aplicației un rol mai mare în procesul de onboarding, dar putem simți deja că suntem pe drumul cel bun."
"Fiind una dintre cele mai mari companii hoteliere din Ungaria, este important pentru noi ca toți angajații noștri care lucrează în cele 16 hoteluri și sediul central din întreaga țară să simtă că suntem o echipă mare. Platforma și aplicația mobilă oferă o oportunitate excelentă de a păstra legătura, de a-i informa și de a-i inspira. De 50 de ani suntem acolo unde este acțiunea! - datorită aplicației, nimeni nu va rata numeroasele funcții noi pe care dorim să le oferim oaspeților noștri pentru a le face experiența din ce în ce mai memorabilă."
Márk Neuhauser
Manager de comunicare internă
Danubius Zrt.
