Dacă compania dumneavoastră este pe cale să treacă printr-o transformare digitală și ați putea folosi câteva sfaturi profesionale despre cum să începeți să vă transformați onboarding-ul și la ce să vă așteptați după ce noul sistem este în vigoare, articolul nostru este doar pentru dvs. Prin exemple practice, unii dintre partenerii noștri vă împărtășesc acum experiențele și sfaturile de primă mână: Lídia Blaskovics, specialist în comunicare de la Güntner-Tata Kft, Andrea Sápi, specialist în formare și dezvoltare din cadrul Trenkwalder Group și Beáta Heiling-Koltai, specialist în formare și comunicare la RUAG Hungarian Ammotec Inc. Care au fost motivele pentru care au început? La ce merită să fii atent? Ce impact a avut introducerea onboarding-ului digital asupra companiei? Și, desigur: ce cred angajații?
1. Ia-ti timp si se va achita de mai multe ori peste!
Unul dintre marile avantaje ale onboarding-ului digital este că trebuie să creați procesul o singură dată în aplicația companiei și apoi poate fi automatizat. Nu este nevoie să petreceți timp cu sesiuni de formare de lungă durată, iar noii intrați pot lucra prin materialul disponibil în propriul program - într-un mod care poate fi evaluat cu ușurință.
Toate acestea în practică
- La Güntner-Tata Ltd., onboarding-ul se făcea prin prezentări în persoană. Prezentările regionale au fost susținute de angajații din acele regiuni, care au luat astfel 30-60 de minute de muncă în fiecare zi de luni. Cu onboarding-ul digital, procesul de onboarding a trecut de la 2 zile la doar 1 zi. Acest lucru a eliberat 7 ore pe săptămână pentru personalul care obișnuia să ofere nou-veniților informații importante despre zona lor în persoană.
- Deoarece Grupul Trenkwalder oferă acum conținut video pentru noii recruți, aceștia pot petrece mai puțin timp pentru a li se arăta cum să utilizeze bazele de date și mai mult timp concentrându-se pe transferul de cunoștințe pentru proiecte. Ca urmare, unele orientări personale ar putea fi combinate și adaptate.
Sfat: Pregătirea pentru onboarding-ul digital necesită multă muncă pentru a pregăti materialele digitale, dar merită, deoarece economisește timpul companiei odată ce este în funcțiune. (Güntner-Tata Kft.)
2. Concentreaza-te pe continut si "minunea se intampla"!
Pe lângă îndatoririle de serviciu, noul coleg va trebui să se familiarizeze și cu o serie de alte lucruri. Interfața companiei în sine va fi nouă, va trebui să cunoască compania și echipa, să participe la cursuri de formare, cum ar fi instruirea în domeniul incendiilor și siguranței etc. Integrarea digitală de succes necesită conținut bine pregătit și teste proiectate în mod intenționat.
Toate acestea în practică
- Întregul proces de onboarding al lui Trenwalder a fost inovat. Resursele profesionale existente au fost modificate pentru a avea un nou aspect și senzație de marcă. Noile materiale au consolidat cooperarea și schimbul de cunoștințe în cadrul companiei prin crearea unui singur curriculum digital de onboarding în mai multe domenii profesionale.
- Toate RUAG hungarian Ammotec Inc a fost implicat în compilarea de conținut onboarding. Toate elementele, chiar și cele în care o prezență personală este esențială (vizita în fabrică, vizitarea stației de balistică), au fost digitalizate și pot fi vizualizate acasă atât de angajații cu guler alb, cât și de cei cu guler albastru. Astfel, tuturor participanților li se oferă o imagine consistentă și un nivel de cunoștințe, astfel încât să nu "construiască doar ziduri", ci să știe că "construiesc o biserică".
Sfat: Înainte de implementare, ar trebui să examinăm deja ce conținut, procese și sisteme sunt susceptibile să se schimbe în viitorul apropiat și merită să începem digitalizarea în acele domenii în care astfel de schimbări nu sunt așteptate. De asemenea, merită să definim subiectul general în avans, în acest scop se recomandă efectuarea unui sondaj de locuri de muncă din partea de HR înainte de începerea proiectului, astfel încât să obținem o imagine completă a grupurilor de lucru pe care merită să ne concentrăm atunci când dezvoltăm programa școlară. Cel mai mare ajutor în proiectarea unui astfel de sistem de curriculum digital este elaborarea unui plan de proiect și a unui calendar. Merită să definiți formatul în care doriți să prezentați procesele (video, prezentare...), să vă gândiți în prealabil la conținutul pe care doriți să îl digitalizați și unde este important să asociați prezentările în persoană cu conținutul digital. (Grupul Trenkwalder)
3. O aplicație + un instrument + un acces, și boom-ul, procesul începe!
Înscrierea noilor colegi poate fi automatizată prin onboarding digital, doar cu un smartphone, tabletă sau computer, și pot completa și revizui materialele în ritmul lor, ori de câte ori doresc. Fie că noii recruți vizualizează materiale de la chioșcuri, laptopuri sau propriile dispozitive într-o fabrică sau într-o clădire de birouri, nu vor pierde nimic.
Toate acestea în practică
- La Güntner-Tata Kft., inițial s-au temut că puțini oameni ar dori să facă lecțiile pe propriile dispozitive, dar s-au dovedit a fi greșite. Noii intrați au fost nerăbdători să descarce aplicația și să înceapă procesul de înscriere.
- Noii colegi din Grupul Trenkwalder vor avea acces la sistemul digital de e-learning în primele zile, unde pot învăța elementele de bază ale structurii organizaționale. Ei pot obține o imagine de ansamblu cuprinzătoare a responsabilităților lor de la locul de muncă și a modului de utilizare a bazelor de date și au fost create grupuri separate de înscriere pentru a controla cine poate accesa materialul de instruire actual. De asemenea, au început să utilizeze funcția de administrator pentru materialele de e-learning, astfel încât managerii să poată urmări unde se află noii intrați în proces.
- La RUAG Hungarian Ammotec Inc., în ziua intrării, după semnarea documentelor necesare, prima prezentare de onboarding se referă la comunicarea corporativă, unde toți angajații instalează imediat aplicația pe telefoanele lor și încep să utilizeze interfața digitalizată de onboarding și funcția de recunoaștere, precum și să învețe despre cele mai importante știri actuale. În acest fel, ei devin imediat utilizatori activi.
Sfat: dacă utilizați conținut video în onboarding-ul digital, poate doriți să furnizați companiei tablete și căști pentru a sprijini procesul. Tabletele permit colegilor să vizualizeze videoclipuri și prezentări la rezoluție mai mare. (Güntner-Tata Kft.)
4. Verificați cunoștințele pe care le-ați dobândit!
Este important să știți unde se află noul intrat în procesul de învățare, dar nu uitați să evaluați cunoștințele dobândite. Este util ca noul venit să fie sigur, prin teste, că înțelege și cunoaște toate informațiile necesare și, desigur, compania poate fi asigurată și că instruirea a fost eficientă fără pregătire personală.
Toate acestea în practică
- La sfârșitul procesului de onboarding, noii colegi ai RUAG Hungarian Ammotec Inc. care intră în producție trebuie să treacă un examen de bază online. Acest lucru va arăta dacă au fost conștienți de tipul de fabrică la care vin, de tipul de muncă pe care o vor începe și de regulile esențiale pe care trebuie să le respecte pentru a se proteja pe ei înșiși și întreaga fabrică.
- La Grupul Trenkwalder, utilizarea funcției video a permis noilor colegi să ajungă la orientările față în față cu cunoștințe și întrebări prealabile după procesarea materialului. Acest lucru a crescut foarte mult eficiența procesului de învățare.
Sfaturi:
- Măsurați întotdeauna impactul onboarding-ului, iar spre sfârșitul perioadei de instruire, merită să cereți feedback pentru a vedea cum sunt implementate informațiile despre companie în viața de zi cu zi a fabricii. (RUAG maghiară Ammotec Inc)
- Pentru a se asigura că cunoștințele dobândite sunt măsurabile, merită să se definească în prealabil materialul care urmează să fie testat și nivelul pragului pentru finalizarea cu succes a lecției (Grupul Trenkwalder)
5. Gandeste individual, gandeste-te echipa!
Onboarding-ul digital nu înseamnă să renunți cu totul la personalizare, de fapt! Este un canal care îi poate face pe nou-veniți mai confortabili și le poate oferi posibilitatea de a obține o orientare aprofundată, de a exersa, de a repeta și de a cunoaște compania în ritmul lor.
Toate acestea în practică
- Datorită înscrierii digitale la RUAG Ammotec Ungaria, feedback-ul angajaților indică faptul că integrarea în echipă a devenit mai ușoară, aprecierea reciprocă a crescut și tensiunile dintre diferite departamente au scăzut. Feedback-ul de la sfârșitul perioadei de probă a arătat că majoritatea departamentelor au considerat că cunoștințele dobândite în timpul onboarding-ului au fost utile.
- Angajații Güntner-Tata Kft. au oferit, de asemenea, feedback pozitiv cu privire la onboarding-ul digital, de exemplu: este interactiv, ușor și simplu de completat pe un smartphone, simplu, clar și modern.
- După procesarea materialelor de e-learning, noii colegi ai Grupului Trenkwalder au deja o idee generală despre sistem, au întrebări specifice despre acesta și pot începe învățarea în persoană cu câteva cunoștințe preliminare. Managerii sunt mai mulțumiți și tot mai mulți manageri indică necesitatea dezvoltării materialelor de cunoștințe digitale în domeniile lor.
Sfat: Chestionarele și premiile pot fi folosite pentru a încuraja noii angajați să învețe. Într-o fabrică de producție, este esențial să se implice personalul fizic: dacă toată lumea primește aceeași înscriere, spiritul de echipă și aprecierea reciprocă sunt consolidate. (RUAG Maghiară Ammotec Inc )
+1. Marea întrebare: de ce?
Fiecare companie este diferită, dar există cu siguranță multe provocări similare. Digitalizarea proceselor de onboarding poate reduce povara asupra companiei în multe moduri și, de asemenea, poate deschide noi oportunități pentru angajați.
Motivațiile partenerilor noștri
- Păstrarea personalului: principala motivație a RUAG Hungarian Ammotec Inc. a fost păstrarea angajaților prin facilitarea intrării și integrării noilor colegi. În cadrul companiei lor, digitalizarea completează acum sesiunile de training în persoană, astfel încât colegii să poată revizui din nou toate informațiile. Consolidarea conformității a fost, de asemenea, importantă.
- O bază de cunoștințe coerentă: Grupul Trenkwalder a dorit să creeze un singur plan de formare pentru cele peste 20 de site-uri, astfel încât un singur corp de cunoștințe să poată fi transmis noilor colegi. De asemenea, au dorit să se asigure că noii angajați se pot muta într-o poziție de producție cât mai repede posibil.
- Reducerea volumului de muncă: Güntner-Tata Kft. a dorit să reducă volumul de muncă al stagiarilor lor. La începutul pandemiei de coronavirus, au vrut să reducă și numărul de contacți, ceea ce a fost un alt argument în favoarea digitalizării.
Dacă doriți să aflați mai multe despre onboarding-ul digital, există mult mai mult conținut pe site-ul nostru.
