.png)
Luate separat, acestea pot părea doar mici neplăceri. Însă, în cazul în care există mai multe locații, operațiuni organizate pe ture, un număr mare de angajați și mai multe procese de resurse umane derulate în paralel, ele se pot transforma rapid în moduri de lucru care consumă mult timp și sunt greu de monitorizat.
Am adunat 4 situații tipice de coșmar din domeniul resurselor umane – și ce ar putea face ca acestea să fie mai puțin înfricoșătoare.
Informațiile importante, politicile, mementourile, atașamentele și întrebările ajung toate într-un singur șir nesfârșit de e-mailuri. Apoi urmează replicile obișnuite: „Nu am văzut asta.” „Poți să mi-l trimiți din nou?” „Care atașament este cea mai recentă versiune?”
Și mai sunt și acei colegi care, pur și simplu, nu primesc niciodată mesajele. Ei nu stau toată ziua în fața calculatorului, nu au o adresă de e-mail de serviciu, lucrează în ture diferite sau, pur și simplu, încercăm să îi contactăm printr-un canal care nu face parte din rutina lor zilnică.
În aceste cazuri, departamentul de resurse umane încearcă să transmită aceleași informații prin intermediul managerilor, al anunțurilor tipărite, al grupurilor de chat sau al mesajelor redirecționate. Cu cât încercăm să gestionăm mai multă comunicare internă prin e-mail sau prin canale separate, cu atât devine mai dificil să ne asigurăm că mesajele cu adevărat importante ajung la persoana potrivită la momentul potrivit. Între timp, departamentul de resurse umane petrece din ce în ce mai mult timp cu retrimiterea, căutarea și urmărirea mesajelor.
Ce face ca acest lucru să fie mai puțin înfricoșător? O platformă de comunicare centralizată, accesibilă de pe dispozitive mobile și personalizată, în care angajații primesc doar informațiile relevante pentru ei, informațiile companiei nu trebuie să concureze cu e-mailurile de zi cu zi, iar totul poate fi regăsit cu ușurință ulterior.
Sosește un nou coleg, dar nu este clar ce ar trebui să se întâmple înainte de prima sa zi de lucru, în prima săptămână sau pe parcursul perioadei de probă. Departamentul de resurse umane trimite informațiile, managerul îi atribuie câteva sarcini, departamentul IT se ocupă de permisiunile de acces – dar nu există un singur loc în care să se poată vedea cine a finalizat ce și ce mai rămâne de făcut.
Procesul de integrare poate deveni cu ușurință dependent de anumite persoane. Aceleași informații trebuie trimise din nou, sarcinile trebuie urmărite separat, iar noul angajat este adesea nevoit să pună întrebări, deoarece nu știe ce urmează.
Ce face ca acest proces să fie mai puțin intimidant? Un proces structurat de integrare, în cadrul căruia informațiile necesare, sarcinile și pașii următori pot fi pregătiți dinainte, iar toți cei implicați pot vedea cât de mult a avansat procesul de integrare.
Instruire obligatorie, materiale privind siguranța la locul de muncă, cursuri de conformitate sau conținut de învățare intern. Conținutul este gata, dar tocmai atunci începe adevăratul coșmar: cine l-a primit, cine l-a început, cine l-a finalizat, cine mai are nevoie de un memento și ce putem prezenta dacă va fi necesar să dovedim ulterior finalizarea acestuia?
Atunci când înregistrările privind formarea profesională sunt gestionate în foi de calcul, e-mailuri sau sisteme separate, departamentele de resurse umane și de formare și dezvoltare dedică o cantitate semnificativă de timp urmăririi manuale a acestora.
Ce face ca acest proces să fie mai puțin intimidant? Procesele de învățare digitală, mementourile automate și datele transparente privind progresul, care arată clar cine se află în ce etapă.
Cereri de concediu, solicitări de documente, modificări ale datelor, certificate, întrebări legate de resurse umane sau aprobări. Niciuna dintre acestea nu este complicată în sine – problema apare atunci când fiecare solicitare ajunge printr-un canal diferit, starea acestora trebuie verificată separat, iar căsuța de e-mail a departamentului de resurse umane devine sistemul de gestionare a proceselor.
În plus, informațiile necesare nu sunt întotdeauna ușor de găsit. O politică pe unitatea de stocare partajată. Materiale de inițiere trimise prin e-mail. Un document de instruire într-un alt sistem. Un formular de resurse umane într-un dosar. Informații specifice unei anumite locații într-un grup de chat. Și, cu siguranță, undeva există și cea mai recentă versiune.
Angajatul întreabă în ce stadiu se află cererea sa. Departamentul de resurse umane caută e-mailul. Cineva nu l-a aprobat încă. Lipsește un document. Între timp, informațiile sunt împrăștiate în prea multe locuri, ceea ce duce la căutări suplimentare, la utilizarea unor versiuni învechite și la întrebări repetate. Fiecare sarcină este minoră, dar toate aceste activități administrative de mică amploare se acumulează rapid.
Ce face ca acest proces să fie mai puțin intimidant? Solicitările de resurse umane digitalizate, stările clare ale cererilor și o bază de cunoștințe bine structurată și ușor de consultat, în care angajații pot găsi singuri informațiile de care au nevoie, fără ca fiecare etapă să trebuiască să fie transmisă și urmărită manual.
Nu este vorba că departamentul de resurse umane face ceva greșit. Mai degrabă, soluțiile manuale, care odată erau ușor de gestionat, nu mai pot ține pasul cu creșterea organizației. Odată cu creșterea numărului de angajați, a locațiilor, a turelor, a noilor angajați, a programelor de formare și a solicitărilor adresate departamentului de resurse umane, devine din ce în ce mai dificil să se urmărească cu claritate întregul parcurs al angajaților prin e-mailuri, foi de calcul și sisteme separate.
O experiență pozitivă a angajaților nu este bună doar pentru că a apărut o nouă platformă. Ea este bună atunci când angajații pot accesa cu ușurință ceea ce au nevoie, departamentul de resurse umane are mai puține lucruri de urmărit manual, iar starea proceselor importante devine vizibilă.
De aceea Blue Colibri tratează comunicarea internă, integrarea noilor angajați, învățarea digitală și administrarea resurselor umane ca părți ale aceleiași experiențe a angajaților.
Răspunde la chestionarul de Halloween cu 5 întrebări și află care dintre aceste probleme este cea mai gravă în organizația ta: „Vampirul e-mailurilor”, „Fantoma integrării”, „Vrăjitoarea formării” sau „Mumia birocrației”.
5 întrebări, aproximativ 2 minute.
